Dès lors qu’une non-conformité est prévisible, il est important de tout faire pour éviter qu’elle n'arrive. C’est ici qu’interviennent les actions préventives.
Lorsque vous identifiez un risque, il vous est possible de créer une ou plusieurs actions préventives visant à le maîtriser.
Toutes les actions préventives sont personnalisables : fréquence ponctuelle, redondante, tolérance sur les délais de réalisation.
Notre outil permet une complète gestion des non-conformités, de la déclaration de fiche de remarque à l’efficacité d’une action curative et corrective en passant par l’analyse de cause.
Lors de la déclaration d’une non-conformité, différentes informations vous sont demandées comme un titre, une date ou encore une description. Certains champs présents pour la classification et pour les statistiques (type, criticité, fréquence et service concerné par la non-conformité) ont des données créées par défaut par la plateforme : il vous est possible de créer vos propres données dans la page de paramètre. Lors de la configuration de votre société, il vous est également possible de créer des champs complémentaires à la non-conformité, et de les associer à un certain type de non-conformité. Ainsi, à chaque déclaration, ces champs apparaîtront dans le formulaire.
La déclaration d’une non-conformité n’est possible que pour les administrateurs et les gestionnaires de service. Il est cependant possible pour un employé de déclarer une fiche de remarque. La création de cette fiche se déroule de la même manière que pour une non-conformité. Une fois la fiche déclarée, les administrateurs et gestionnaires reçoivent un mail les prévenant qu’une nouvelle fiche remarque a été ajoutée. Ces derniers peuvent par la suite décider de la transformer en non-conformité (en modifiant les informations si besoin), ou de l’archiver. Cela permet d’avoir une remontée rapide des informations, et donc une réactivité dans le traitement.
Une fois la non-conformité créée, vous accédez à la page de gestion de cette dernière. Il vous est possible d’ajouter une ou plusieurs actions curatives afin de vite résoudre la problématique. Il vous est aussi possible de faire une ou plusieurs analyses de cause. De ces analyses de causes peuvent découler, selon si elles en ont besoin ou non, des actions correctives. Cette gestion en 3 temps de votre non-conformité permet de bien séparer le traitement de la non-conformité et la source afin qu'elle ne se reproduise pas.
La gestion approfondie de vos objectifs et plans d’action vous permet de structurer avec aisance votre stratégie d’entreprise. Cebios Amélioration vous propose un suivi de la réalisation globale de vos objectifs, ainsi que de celle de leurs plans d’action. Les plans d’action peuvent être assignés à une ou plusieurs personnes, la réalisation globale dépend de la réalisation de chacune des personnes assignées, il vous est ainsi possible de répartir la charge de travail avec vos collaborateurs. Grâce à la vision globale qu’apporte notre outil, il est donc plus facile de statuer sur l’atteinte de vos objectifs.
Chaque utilisateur de Cebios Amélioration dispose d’un tableau de bord de ses actions. Lorsqu’il se connecte, il peut accéder depuis le menu à la page « Mes actions », depuis laquelle il pourra voir toutes les actions qui lui sont assignées. Cela comprend les actions curatives, correctives, ainsi que les plans d’actions. Les différents tableaux affichent les informations relatives aux actions, ainsi qu’un bouton de réalisation, permettant ainsi à l’utilisateur de réaliser l’action directement dans cette page. Dans le cas d’une action non réalisée et en retard, le bouton lui affiche le nombre de jours de retard qu’il a par rapport à la date de délai fixée lors de la création de l’action.
En tant qu’administrateur ou gestionnaire, vous avez aussi accès à la page « Suivi des actions », vous permettant ainsi une visibilité complète sur les actions de vos équipes. Dans la partie haute de la page, un filtre est présent pour n’afficher qu’un certain type d’actions (réalisées, en cours, en retard), mais aussi pour n’afficher que les actions d’une ou plusieurs personnes. Là où l’administrateur aura accès à tous les employés de la société, le gestionnaire n’aura accès qu’aux services qui lui sont assignés.
Pour tirer la meilleure partie de nos statistiques, rien de mieux que de vous donner la possibilité de les personnaliser. Il vous est par exemple possible de mettre en place divers filtres tels que le type de non-conformité, le service ou encore la périodicité sur laquelle vous souhaitez avoir plus d’informations, notre outil se charge de le calculer pour vous, et de vous afficher les indicateurs correspondants. Afin de vous aider à consulter votre évolution au cours du temps, un outil de reporting est aussi présent, vous permettant par exemple d’avoir une vision mois par mois. Ces statistiques calculées de manière instantanée vous permettent une plus rapide réactivité en cas de dérives.
Fonctionnalités :